Etwa die Hälfte der Unterlagen im Stasi-Unterlagen-Archiv sind Sachakten. Sie wurden nicht gezielt über Personen angelegt, sondern entstanden im Rahmen der Arbeit und der Verwaltung der verschiedenen Dienststellen. Sie ermöglichen einen einzigartigen Blick in die Strukturen und Arbeit einer Geheimpolizei. Da auch in diesem Schriftgut an vielen Stellen Informationen über Personen zusammengetragen oder weitergegeben wurden, sind auch diese Akten nicht frei zugänglich.
Im Rahmen des Beispielaktenprojektes werden Sachakten aus verschiedensten Diensteinheiten aufbereitet um die Bandbreite der Arbeit der Stasi zu zeigen.
Die Unterlagen wurden nur zu einem kleinen Teil durch die Abteilung XII der Staatssicherheit selbst archiviert. Der größte Teil wurde 1989/90 von Bürgerinnen und Bürgern in den Büros der Stasi gesichert und in Bündelform in das Stasi-Unterlagen-Archiv überführt. Diese Bündel wurden erschlossen und die Akten entsprechend der Diensteinheiten archiviert.